Verbindliche Rollen: Unternehmen zukunftsfähig gestalten – Klare Verantwortlichkeiten für mehr Agilität
TL;DR: Verbindliche Rollen ersetzen statische Stellenbeschreibungen durch dynamische Verantwortlichkeiten, die von Teams selbst definiert und stetig überprüft werden. Dies fördert Transparenz, stärkenorientiertes Arbeiten und ermöglicht eine flexible Anpassung an neue Aufgabenbereiche, um Organisationen zukunftsfähig zu machen.
Worum geht es?
Der strukturelle Raum ist essenziell, um die Arbeit am System zu gestalten und Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Es geht darum, dass alle Beteiligten wissen, wohin die Reise geht, warum und wie. Anstatt an klassischen hierarchischen Systemen festzuhalten, die oft statische Stellenbeschreibungen nutzen, bietet die Methode der verbindlichen Rollen einen agilen Ansatz, um Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen dynamisch im Team zu definieren und zu verteilen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Arbeit am System, Organisationsentwicklung, Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Unternehmenszukunftsfähigkeit |
| Zielgruppe / Größe | Teams, Organisationen, kleine Organisationen |
| Dauer | Nicht spezifiziert (Prozess der Rollenbeschreibung und regelmäßiger Review) |
| Material | Rollenbibliothek, Beschreibung der Rolle (Zweck, Verantwortungsbereiche, Hoheitsbereiche, Beschränkungen) |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert (erfordert Offenheit und Bereitschaft zum Umdenken) |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Klare Definition von Verantwortlichkeiten: Jede Rolle hat einen klar definierten Zweck, Verantwortungsbereiche, Hoheitsbereiche und Beschränkungen (z.B. Budget).
- Transparenz: Eine Rollenbibliothek macht für alle Teammitglieder einsehbar, wer für welche Themen zuständig ist und was von wem erwartet werden kann.
- Stärken- und Interessenorientierung: Rollen werden nicht zugewiesen, sondern das Team entscheidet basierend auf Stärken und Interessen, wer welche Rolle besetzt.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Neue Aufgaben können schnell durch die Schaffung neuer Rollen abgedeckt werden; obsolet gewordene Aufgaben oder Rollen können verworfen werden.
- Verbessertes Erwartungsmanagement: Jeder weiß, welche Erwartungen an die eigene Rolle und an die Rollen der anderen gestellt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Zweck definieren: Klärt gemeinsam den übergeordneten Zweck der Organisation oder des Teams.
- Aufgaben identifizieren: Analysiert, welche Aufgaben aktuell ausgeführt werden und welche eventuell nicht oder unzureichend abgedeckt sind.
- Rollen beschreiben: Definiert für jede Rolle ihren Zweck, die Verantwortungsbereiche (Policies), Hoheitsbereiche und etwaige Beschränkungen (z.B. Budgetkompetenzen).
- Rollen besetzen: Im Team wird stärken- und interessenorientiert entschieden, wer welche Rolle übernehmen möchte.
- Rollenbibliothek anlegen: Erstellt eine verbindliche, für alle zugängliche Rollenbibliothek, in der alle beschriebenen Rollen und ihre Inhaber transparent festgehalten sind.
- Regelmäßiger Review: Überprüft kontinuierlich, ob die Rollen noch zum Unternehmensziel passen, ob die Aufgaben relevant sind oder ob Anpassungen oder das Verwerfen von Rollen notwendig sind.
- Neue Rollen schaffen: Bei neuen Aufgabenstellungen, für die es noch keine Rolle gibt, wird eine neue Rolle gemeinsam designt und im Konsentverfahren besetzt.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Die Einführung von verbindlichen Rollen kann in hierarchisch geprägten Großkonzernen zu Verwirrung führen, insbesondere wenn Rollenverantwortlichkeiten die etablierten Hierarchien kreuzen. Ein weiterer Stolperstein ist das starre Festhalten an Abteilungsgedanken und Organigrammen, die dem flexiblen Rollenmodell entgegenstehen. Um Widerstände zu überwinden, ist eine hohe Offenheit und Bereitschaft seitens der fachlich und disziplinarisch Verantwortlichen erforderlich, die Strukturen gemeinsam mit dem Team zu überprüfen. Es empfiehlt sich, die positiven Erfahrungen rollenbasierter Teams als „Graswurzelgeschichte“ zu nutzen, um andere Bereiche zu inspirieren. Zudem ist es hilfreich, die in Meetings bewusst die Formulierung „in meiner Rolle als…“ zu verwenden, um das Rollendenken im Alltag zu verankern und die Trennung von Rolle und Person („Separate Roll from Soul“) zu fördern.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was unterscheidet verbindliche Rollen von Stellenbeschreibungen?
Verbindliche Rollen sind dynamisch, werden aus dem Team heraus definiert, stärken- und interessenorientiert besetzt und kontinuierlich überprüft. Stellenbeschreibungen hingegen sind statisch, oft von außen vorgegeben und selten anpassbar.
Wie werden neue Aufgaben oder Rollen im Team integriert?
Bei neuen Aufgaben oder Bedarfen wird eine neue Rolle gemeinsam vom Team designt, ihr Zweck sowie Verantwortlichkeiten und Beschränkungen festgelegt. Anschließend wird im Konsentverfahren die geeignete Person für diese Rolle gefunden.
Was ist eine Rollenbibliothek und wozu dient sie?
Eine Rollenbibliothek ist eine zentrale, für alle einsehbare Sammlung aller definierten Rollen innerhalb der Organisation. Sie dient der Transparenz, dem Erwartungsmanagement und stellt sicher, dass jeder weiß, wer für welche Themen zuständig ist und was von anderen erwartet werden kann.
Was, wenn meine Organisation hierarchisch strukturiert ist?
Obwohl der Start auf der „grünen Wiese“ ideal ist, können auch Teams in hierarchischen Kontexten verbindliche Rollen einführen. Dies erfordert jedoch die Offenheit von Führungskräften, die Strukturen gemeinsam zu überprüfen und kann als „Graswurzelbewegung“ positive Veränderungen anstoßen, indem die Vorteile des Modells sichtbar gemacht werden.
Der Kopf hinter dem Impuls
Jens Springmann ist Workshop-Moderator, passionierter Ausprobierer und Co-Autor des Buches „Future for it Company“. Als häufiger Gast im Podcast bringt er seine Expertise im Bereich des strukturellen Raums und der Organisationsentwicklung ein und teilt Einblicke in die Anwendung verbindlicher Rollen.
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