Rollen und Verantwortlichkeiten klären: Missverständnissen vorbeugen mit Delegation Poker und RACI
TL;DR: Lerne zwei effektive Methoden – Delegation Poker (vereinfacht) und RACI – kennen, um Rollen und Verantwortlichkeiten in Teams und Projekten klar zu definieren. Dies fördert Eigenverantwortung, verbessert die Zusammenarbeit und beugt Missverständnissen vor, indem alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis über Aufgaben und Zuständigkeiten entwickeln.
Worum geht es?
In interdisziplinären Teams und Projekten ist es entscheidend, von Anfang an Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Dies ist der Schlüssel zu einer effektiven und zufriedenstellenden Zusammenarbeit, da es Gestaltungsspielraum eröffnet und die größtmögliche Eigenverantwortung und Selbstorganisation fördert. Statt sich auf formale Titel zu verlassen, geht es darum, die verschiedenen „Hüte“ oder Aufgabenbereiche zu definieren, die eine Person in einem Projekt oder Team übernehmen kann und wer welche Verantwortung trägt.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Zusammenarbeit zu zweit (Delegation Poker), Projekte und Teams (RACI), interdisziplinäre Teams |
| Zielgruppe / Größe | Ab 2 Personen (Delegation Poker), Projektteams (RACI) |
| Dauer | Nicht spezifiziert |
| Material | Karten (Delegation Poker), virtuelle Post-its (z.B. in Miro für RACI) |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Eröffnet Teams größeren Gestaltungsspielraum.
- Fördert Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Teammitglieder.
- Führt zu einer zufriedenstellenden und effektiven Zusammenarbeit.
- Beugt Missverständnissen über Zuständigkeiten und Aufgaben vor.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Delegation Poker (vereinfachtes Modell für 2 Personen)
Dieses Modell hilft, die Einbindung und Verantwortlichkeiten zwischen zwei Personen (A und B) auf Themenfeldern abzugleichen. Es arbeitet mit einem vereinfachten Entscheidungsmodell auf sieben Stufen, wovon hier vier Hauptstufen für die praktische Anwendung beleuchtet werden:
- Stufe 1 (Autarkie): Person A (oder B) agiert komplett autark, ist allein verantwortlich und darf Entscheidungen eigenständig treffen.
- Stufe 2 (Informieren): Person A (oder B) ist verantwortlich und entscheidet, informiert aber Person B (oder A) über die Geschehnisse oder getroffenen Entscheidungen.
- Stufe 3 (Beraten): Person A (oder B) holt sich den Input und die Expertise von Person B (oder A) ein, um auf dieser Basis eine Entscheidung zu treffen.
- Stufe 4 (Einigung): Person A und Person B sind gemeinsam verantwortlich und treffen Entscheidungen zusammen.
2. RACI-Methode (vereinfacht auf Lead, Mitarbeit, Loop für Projekte und Teams)
Die RACI-Methode, ursprünglich für Responsible, Accountable, Consulted und Informed stehend, wird hier in einer vereinfachten Form angewendet, um Verantwortlichkeiten in Projekten und Teams zu klären:
- Identifikation der Beteiligten: Zuerst werden alle Personen identifiziert, die an einem Projekt mitwirken.
- Identifikation von Aufgabenpaketen: Die relevanten Aufgaben- und Arbeitspakete des Projekts werden gesammelt und benannt.
- Definition der Rollen: Die vereinfachten Rollen werden erklärt:
- Lead: Die Person, die für ein Arbeitspaket verantwortlich ist, es treibt und organisiert.
- Mitarbeit: Personen, die aktiv an der Durchführung von Aufgaben innerhalb des Pakets mitwirken.
- Loop: Personen, die regelmäßig über den Fortschritt und die Ergebnisse des Arbeitspakets informiert werden sollten.
- Gemeinsame Zuweisung: In einem Workshop-Charakter (z.B. mit Miro und virtuellen Post-its) diskutieren und puzzeln alle Beteiligten gemeinsam, wer sich in welcher Rolle (Lead, Mitarbeit, Loop) bei welchem Arbeitspaket sieht und einigt sich auf eine Zuweisung.
- Transparenz und Kommunikation: Die festgelegte Rollenverteilung wird transparent gemacht, geteilt und an alle Beteiligten kommuniziert.
- Kontinuierliche Anpassung: Nutzt agile Meeting-Formate wie Stand-Ups für Updates (besonders für den „Loop“-Kreis), Reviews für breitere Informationen an Stakeholder und Retrospektiven, um die Zusammenarbeit im Laufe des Projekts zu hinterfragen, zu iterieren und zu optimieren.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Ein zentraler Stolperstein ist das fehlende gemeinsame Verständnis darüber, was