Ressourcenlage radikal reflektieren – Transparenz schaffen & Überlastung reduzieren
TL;DR: „Ressourcenlage radikal reflektieren“ ist eine von Scrum Master Azubi Alina entwickelte Methode, um die individuelle und teamweite Ressourcenlage transparent zu machen. Sie macht verborgene Überlastung und unterschiedliche Arbeitsweisen sichtbar. Ziel ist es, das gegenseitige Verständnis im Team zu fördern, Engpässe zu identifizieren und konkrete Lösungsansätze zur Entlastung zu entwickeln.
Worum geht es?
In agilen Teams, besonders wenn viel mit Expertentum, Spezialisten-Themengebieten, Rollen, Tandems und Leads gearbeitet wird, geht der Überblick über die individuelle Arbeitslast und die Prioritäten jedes Teammitglieds schnell verloren. Die Methode „Ressourcenlage radikal reflektieren“ setzt genau hier an: Sie visualisiert die aktuelle Verteilung der Arbeitszeit, deckt Überlastung auf und regt eine offene Diskussion an, um gemeinsam Lösungsräume zur Entlastung und effizienteren Ressourcenplanung zu schaffen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Teambegleitung, Workshops, Meetings, Retrospektiven, Ressourcenmanagement, Arbeitsalltagsreflexion |
| Zielgruppe / Größe | Teams (z.B. ab 5 Personen), Führungskräfte |
| Dauer | Ca. 3 Stunden (für 5 Personen bei Erstanwendung) |
| Material | Blanco-Skalen (0-100%), Stifte/Digitale Whiteboard-Tools, individuelle Legende für Aufgabenbereiche |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Jedes Teammitglied erhält ein sehr viel klareres Bild, wohin die eigene Arbeitszeit fließt und wo Potenziale zur Umverteilung bestehen.
- Das Team entwickelt ein besseres Verständnis für die Arbeitsweise und die tatsächliche Belastung der Kolleginnen und Kollegen.
- Verborgene Überlastung (z.B. Überstunden, fehlende Zeitpuffer) wird sichtbar und kann adressiert werden.
- Es entstehen konstruktive Diskussionen und konkrete Lösungsansätze zur Entlastung und effizienteren Aufgabenverteilung.
- Führungskräfte erhalten Transparenz über die tatsächliche Arbeitslast im Team, was besonders in Remote-Zeiten wertvoll ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Vorbereitung & Einführung
Erklären Sie die Ausgangssituation: Aufgrund von Spezialisierung, individuellen Arbeitsweisen, Rollen und Tandems ist die Ressourcenlage oft intransparent. Ziel ist es, diese Transparenz zu schaffen. Erstellen Sie eine individuelle Legende mit typischen Aufgabenbereichen, die den Arbeitsalltag prägen (z.B. Fixing, Stakeholder-Interaktion, Fokusarbeit, Dokumentation, Terminvor-/nachbereitung, Zeitpuffer).
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Phase 1: Ist-Lage radikal reflektieren
Jede Person erhält eine leere Skala von 0 bis 100 Prozent. Die Aufgabe ist, diese Skala individuell mit der vorbereiteten Legende zu befüllen und die Verteilung der Ressourcen in einer „durchschnittlichen Woche“ darzustellen. Jede Person begründet ihre Aufteilung individuell. Oft wird hier offensichtlich, dass alle über 100 Prozent arbeiten und kein Zeitpuffer existiert.
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Phase 2: Die Wunsch-Situation skizzieren
Jede Person erhält erneut eine leere 0-100%-Skala. Die Fragestellung ist nun: Wie möchtest du in Zukunft eigentlich deine 100 Prozent einsetzen? Mithilfe der gleichen Legende wird der gewünschte Zustand visualisiert. Hierbei wird oft ein „Shift“ deutlich, beispielsweise der Wunsch nach mehr Zeitpuffer oder der Verschiebung bestimmter Themen.
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Phase 3: Maßnahmen entwickeln und Unterstützung formulieren
Die zentrale Frage dieser Phase lautet: „Wenn du für dich etwas ändern möchtest, welche Maßnahmen möchtest du mitnehmen und wie können wir dich dabei unterstützen?“ Dies mündet in eine offene Diskussion und die Entwicklung konkreter Lösungsräume. Beispiele sind die Übernahme von Moderationen durch andere, das Aufteilen von Dokumentationsaufgaben oder die Reduzierung von Teilnehmern in bestimmten Terminen.
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Regelmäßige Wiederholung
Die Methode sollte nicht nur einmalig, sondern regelmäßig angewendet werden, um die Ressourcenlage im Team kontinuierlich zu beobachten und bei Bedarf anzupassen.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Die Anwendung der Methode ist sehr zeitaufwendig, insbesondere bei der Erstanwendung. Planen Sie ausreichend Zeit ein (ca. 3 Stunden für 5 Personen), um sicherzustellen, dass jede Person wirklich zu Wort kommen und ihre Gedanken ausführlich teilen kann. Der Fokus liegt dabei nicht auf exakter Rechnerei von Stunden oder Prozenten, sondern auf dem „grundsätzlichen Gefühl“ der individuellen Ressourcenverteilung. Ein aktives Timeboxing kann helfen, den Rahmen zu wahren, ohne die Diskussion abzuwürgen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wer hat diese Methode entwickelt?
Die Methode wurde von Alina entwickelt, einer Scrum Master Azubi bei der Adelines, da sie keine passende bestehende Lösung für die Herausforderungen ihres Teams gefunden hat.
Was ist das Hauptziel der Methode?
Das Hauptziel ist es, eine potenzielle Schieflage in der Ressourcenverteilung aufzuzeigen, eine offene Diskussion anzuregen, die Selbstreflexion zu fördern und konkrete Lösungsräume zur Entlastung und Optimierung der Zusammenarbeit zu schaffen.
Wie oft sollte die Methode angewendet werden?
Es wird empfohlen, die Methode regelmäßig anzuwenden, nicht nur einmalig. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Ressourcenlage und die flexible Anpassung an neue Gegebenheiten im Team.
Geht es bei der Skala um exakte Berechnungen der Arbeitszeit?
Nein, es geht nicht um eine exakte Rechnerei von Stunden oder Prozenten. Vielmehr soll die Skala dazu dienen, ein „grundsätzliches Gefühl“ dafür zu entwickeln und zu visualisieren, womit man sich in einer durchschnittlichen Woche beschäftigt und wie die Ressourcen verteilt sind.
Der Kopf hinter dem Impuls
Alina arbeitet als Product Managerin bei der Adelines und begleitet dort gleichzeitig als Scrum Masterin ihr Team. Als Scrum Master Azubi hat sie diese Methode entwickelt, da sie keine passende bestehende Lösung für die Herausforderungen der Ressourcenplanung in ihrem Team gefunden hat.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Ressourcenlage radikal reflektieren mit Alina Schukov
Wer macht im Team eigentlich was – und wer hat noch Kapazitäten frei? Auf diese Frage findet Alina als Scrum Master genauso Antworten wie auf die Frage, wohin die ganze Arbeitszeit eigentlich geht. Dafür hat sie eine Methode entwickelt, die sie uns heute im Podcast vorstellt!