Hybride Zusammenarbeit meistern – 5 Hacks für bessere Meetings

TL;DR: In dieser Podcast-Folge werden fünf praktische Hacks für hybride Zusammenarbeit vorgestellt. Sie adressieren die Herausforderungen von geteilten Teams und fördern eine inklusivere Kommunikation, effizientere Meetings sowie den sozialen Zusammenhalt, egal wo die Teammitglieder arbeiten.

Worum geht es?

Die hybride Zusammenarbeit stellt Teams vor neue Herausforderungen. Diese Podcast-Folge des Methodenmontags präsentiert fünf sofort umsetzbare Hacks von Experten und aus dem Plenum des Nähe-Gos-Online-Barcamps. Ziel ist es, Teams dabei zu unterstützen, ihre Workshops, Meetings und Retrospektiven effektiver und menschlicher zu gestalten, indem sie bewährte Methoden für die Arbeit vor Ort und remote kombinieren.

Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)

Kriterium	Details
Einsatzgebiet	Hybride Meetings, Workshops, Retrospektiven, Teambuilding
Zielgruppe / Größe	Teams in hybriden Arbeitsumgebungen
Dauer	Nicht spezifiziert (Einzelne Hacks variieren)
Material	Miro-Board, Trello-Board, Tierkarten, GIFs, Whiteboard, Bildschirme, Kameras, Elmo-Karten, Kaffeetasse
Schwierigkeitsgrad	Leicht bis mittel (Hacks sind sofort umsetzbar)

Der konkrete Mehrwert für das Team

• Fördert einen besseren Teamzusammenhalt und schweißt das Team besser zusammen.
• Ermöglicht eine offenere Kommunikation und den Austausch auch über private Themen.
• Führt zu effizienterer Klärung von Arbeitsthemen und reduziert die Notwendigkeit separater Meetings.
• Sorgt für inklusivere Meetings, in denen sich alle Teammitglieder eingebunden fühlen.
• Ermöglicht eine bessere Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse hybrider Arbeitsumgebungen durch bewusste Gestaltung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Hack 1: Das soziale Kaffeetrinken im Daily (Peter)

   • Integriert tägliche Stand-ups (Dailies) in eine soziale Kaffeepause von etwa 30 Minuten.
   • Stellt sicher, dass alle Teilnehmer, sowohl vor Ort als auch remote, sich digital zuschalten. Vermeidet separate Gespräche der physisch Anwesenden.
   • Nutzt die Zeit für sowohl Arbeitsupdates (z.B. auf einem Trello-Board) als auch für informellen, sozialen Austausch.

2. Hack 2: Tandem-Moderation in hybriden Meetings (Christine)

   • Setzt zwei Moderatoren ein: eine Person moderiert vor Ort, die andere digital zugeschaltet für die Remote-Teilnehmenden.
   • Stimmt die Moderations-Parts im Vorfeld ab, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.
   • Konzipiert Meeting-Methoden so, dass sie für alle zugänglich und mitmachbar sind, unabhängig vom Standort (z.B. Whiteboard-Nutzung, Handzeichen für Wortmeldungen).

3. Hack 3: Gefühls-Check-in und Rotation der Präsenz (Falk)

   • Fragt am Ende von Meetings gezielt ab, wie sich die digital zugeschalteten Personen gefühlt haben, um ihre Stimmung zu erfassen.
   • Führt eine Rotation ein, bei der jeder im Team abwechselnd mal remote und mal vor Ort am Meeting teilnimmt, um Empathie und Verständnis zu fördern.
   • Nutzt regelmäßige Retrospektiven, um die gesammelten Gefühle und Bedürfnisse auszuwerten und die hybriden Meetings kontinuierlich zu verbessern.

4. Hack 4: Kreative Check-ins für Emotionen (Constanze, Peter, Jan, Florian)

   • Verwendet visuelle Hilfsmittel wie Tierkarten („Du siehst aus, wie ich mich fühle“) oder GIFs für den emotionalen Check-in zu Beginn eines Meetings.
   • Ermöglicht sowohl vor Ort als auch Remote-Teilnehmern, sich auszudrücken (z.B. Karten hochhalten, GIFs im Chat posten).
   • Nutzt Tools wie ein Miro-Board, um die gewählten Bilder oder GIFs digital unter den Namen der Personen zu visualisieren.

5. Hack 5: Meeting-Struktur und Raumgestaltung (Diana, Jan, Florian)

   • Meetings effizienter gestalten (Diana)

     • Hinterfragt die Standarddauer von Meetings; kürzt diese auf 15, 25 oder 50 Minuten, anstatt starrer 60 Minuten.
     • Plant bewusst Pufferzeiten zwischen Meetings ein, um den Teilnehmenden Pausen und Zeit für Kontextwechsel zu ermöglichen.
     • Beendet Meetings als Moderator aktiv früher, selbst wenn noch Zeit im Kalenderblock ist, um diesen Puffer zu schaffen.

   • Meetingräume neu ausrichten (Jan)

     • Dreht die Meetingräume so, dass die Bildschirme oder Beamerflächen auf der länglichen Seite gegenüber den Teilnehmenden positioniert sind.
     • Richtet die Sitzordnung im Halbkreis um die Remote-Kollegen herum aus, um einen inklusiven Kreis zu bilden.
     • Plant bei Abfragen klare Wechsel zwischen Remote- und physisch anwesenden Teilnehmern ein.

   • Bildschirme und Kameras auf Augenhöhe (Florian)

     • Platziert Monitore, Beamer oder Bildschirme auf Augenhöhe, sodass die Remote-Teilnehmer nicht von oben oder unten in den Raum blicken.
     • Positioniert Kameras strategisch, um einen Blickkontakt auf Augenhöhe zwischen allen Meeting-Teilnehmern zu ermöglichen.
     • Stellt sicher, dass die technische Ausstattung (Bild und Ton) von hoher Qualität ist, um Gleichberechtigung und optimale Kommunikation zu gewährleisten.

Stolpersteine & Tipps für die Moderation

Gute technische Ausstattung ist entscheidend, um Chancengleichheit zwischen Remote- und Vor-Ort-Teilnehmenden zu gewährleisten. Planen Sie Meeting-Methoden so, dass sie für alle zugänglich sind. Nutzen Sie Tools wie die „Elmo-Karte“ („Enough, Let’s Move On“) als visuelles Signal im Chat oder physisch, um festgefahrene Diskussionen zu beenden und den Fokus zu bewahren. Denken Sie daran, dass die besten Lösungen aus den Teams selbst kommen und Experimentierfreude sowie regelmäßige Retrospektiven zur Anpassung der Methoden essenziell sind.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist das „Doppel-Hybrid-Format“?

Das „Doppel-Hybrid-Format“ kombiniert die physische Anwesenheit und Remote-Teilnahme mit einem gleichzeitigen Fokus auf Effizienz und Sozialisierung innerhalb eines Meetings. Es ermöglicht sowohl Arbeitsergebnisse als auch Teamzusammenhalt.

Warum ist Tandem-Moderation wichtig für hybride Meetings?

Die Tandem-Moderation stellt sicher, dass die spezifischen Bedürfnisse und Belange sowohl der Remote- als auch der vor Ort anwesenden Gruppen gleichermaßen berücksichtigt werden, was zu einer inklusiveren und effektiveren Meeting-Erfahrung für alle führt.

Wie kann man die Stimmung in hybriden Meetings verbessern?

Durch regelmäßige Gefühls-Check-ins zu Beginn oder Ende eines Meetings, beispielsweise mit Tierkarten oder GIFs, sowie durch eine bewusste Rotation der Präsenz, um Empathie und Verständnis für die unterschiedlichen Meeting-Erfahrungen zu fördern.

Welche Rolle spielt die Raumgestaltung bei hybriden Meetings?

Eine zentrale Rolle, um Ausgrenzung zu vermeiden. Eine bewusste Anordnung von Bildschirmen und Kameras auf Augenhöhe sowie eine Kreisformation der Sitzordnung für physisch Anwesende können die Inklusion der Remote-Teilnehmer erheblich verbessern.

Der Kopf hinter dem Impuls

In dieser Folge trugen folgende Impulsgeber und Teilnehmer mit ihren Hacks bei:

• Peter, Manager Digitale Kommunikationsplattformen bei der Bertelsmann Stiftung und agiler Coach.
• Christine, Beraterin für die Firma Avilogs mit Schwerpunkt Organisationsentwicklung.
• Falk, Coach bei Flaconifest.

Tiefer eintauchen: Die komplette Folge

Live-Podcast: 5 Hacks für eure hybride Zusammenarbeit

Special vom „Nähe goes Online“-Barcamp: Wir haben bei einer Session konkrete Tipps und Tricks für eure hybride Zusammenarbeit zusammengestellt, die ihr sofort ab heute umsetzen könnt! Die Live-Aufzeichnung der Session könnt ihr hier anhören!

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