Termin-Aufstellung: Probleme mit der Terminflut visualisieren und lösen
TL;DR: Die Termin-Aufstellung ist eine spielerische Methode, um die wahrgenommene Flut von Meetings und Terminen in Teams sichtbar zu machen. Durch das räumliche Anordnen von Terminen mit Symbolen werden Beziehungen, Überschneidungen und deren emotionaler Einfluss auf Teammitglieder offenbart, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten und die Meetingkultur zu verbessern.
Worum geht es?
Viele Teams kennen das Problem: Der Terminkalender ist voll, ein Meeting jagt das nächste, und am Ende des Tages fragt man sich, was man eigentlich erreicht hat. Die „Termin-Aufstellung“ bietet eine niedrigschwellige Möglichkeit, dieses weit verbreitete Thema in Retrospektiven oder Workshops anzugehen. Sie adaptiert Elemente der systemischen Aufstellungsarbeit, um die eigene Meeting-Landschaft zu visualisieren und konstruktive Gespräche über deren Optimierung anzustoßen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Retrospektiven, Workshops zur Meeting-Optimierung |
| Zielgruppe / Größe | Teams |
| Dauer | Nicht spezifiziert |
| Material | Symbole oder Gegenstände (z.B. Lego-Männchen, Bilder aus dem Internet, kleine Gegenstände), um Termine und zusätzliche Elemente (z.B. „Arbeiten“, „Kunde“, „Inkremente“) darzustellen. |
| Schwierigkeitsgrad | Einfach (keine fundierte Ausbildung erforderlich, im Gegensatz zur systemischen Familienaufstellung) |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Visualisiert die komplexe und oft frustrierende Terminlandschaft des Teams.
- Macht räumliche Beziehungen, Überschneidungen und als störend empfundene Termine greifbar.
- Fördert die Außenwahrnehmung und das Verständnis für die Terminwahrnehmung anderer Teammitglieder.
- Identifiziert konkrete Ansatzpunkte zur Verbesserung der Meetingkultur, zur Zusammenlegung oder zum Absagen von Terminen.
- Schafft eine Diskussionsgrundlage, um den Mehrwert bestehender Termine kritisch zu hinterfragen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Termine visualisieren: Jedes Teammitglied schnappt sich seinen Terminkalender und breitet die relevanten Termine (z.B. einer Woche oder die Regeltermine eines Sprints) auf einer Fläche aus (Tisch oder interaktives Whiteboard).
- Symbolische Darstellung: Für jeden dieser Termine wählt man ein Symbol, einen Gegenstand, ein Lego-Männchen oder ein Bild aus dem Internet, das diesen Termin persönlich symbolisiert.
- Räumliche Aufstellung: Die Symbole werden nun so zueinander aufgestellt, wie die Termine im Verhältnis zueinander stehen. Zusätzliche Symbole können das „Arbeiten“, den „Kunden“ oder „auslieferbare Ergebnisse/Inkremente“ darstellen, um die Beziehung der Termine zum Kerngeschäft zu verdeutlichen.
- Interpretation der Aufstellungen: Das gesamte Team geht von Aufstellung zu Aufstellung. Es gibt zwei Varianten: Entweder erklärt der Ersteller seine Aufstellung und die Gründe für die Anordnung, oder das Team interpretiert zuerst die Bilder der Kollegen, bevor der Ersteller aufklärt.
- Gemeinsame Diskussion & Lösungsfindung: Während und nach der Besichtigung entstehen Gespräche über auffällige Muster (z.B. sich überschneidende Termine, Termine fernab vom Kundennutzen). Das Team identifiziert gemeinsam, wie Termine verbessert, zusammengelegt oder komplett abgesagt werden können.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Als Moderator ist es entscheidend, tiefgehende Fragen zu stellen, um die dahinterliegenden Gefühle und Gründe der Aufstellung zu ergründen. Fragen wie „Warum hast du dieses Symbol für diesen Termin gewählt?“ oder „Warum steht dieser Termin so weit weg vom Kunden-Symbol?“ können wertvolle Einblicke liefern. Durch das Hinzufügen von Elementen wie „Kunde“ oder „Inkremente“ als Referenzpunkte kann die Diskussion zusätzlich fokussiert und auf den tatsächlichen Wert der Termine gelenkt werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Kern der „Termin-Aufstellung“?
Die Termin-Aufstellung ist eine adaptierte Coaching-Methode, die Teammitglieder anleitet, ihre persönlichen Terminkalender räumlich mit Symbolen darzustellen, um die Komplexität und die emotionalen Auswirkungen der Meeting-Flut sichtbar und besprechbar zu machen.
Welches Problem löst die Methode?
Sie adressiert das weit verbreitete Problem „Wir haben zu viele Termine“ in Teams, indem sie eine greifbare Grundlage für Diskussionen über die Effizienz, den Wert und die Gestaltung der Meeting-Kultur schafft.
Inwiefern unterscheidet sich die Methode von einer klassischen Familienaufstellung?
Die Termin-Aufstellung nutzt zwar ähnliche Prinzipien der räumlichen Anordnung und Interpretation, ist aber im Gegensatz zur klassischen Familienaufstellung, die tiefe innere Konflikte bearbeitet, auf das oberflächliche und weniger riskante Thema „Termine“ fokussiert. Sie erfordert keine psychologische Ausbildung des Moderators und ist für jede Person im Team anwendbar.
Wie viele Termine sollen die Teammitglieder aufstellen?
Die Anzahl der aufzustellenden Termine kann variieren. Es können die Regeltermine einer Woche, die Termine eines besonders belastenden Tages (z.B. Montag) oder alle Scrum-Prozess-Termine eines Sprints sein. Die Wahl sollte sich nach dem Fokus des Teams richten.
Der Kopf hinter dem Impuls
Jan (einer der Gastgeber des Podcasts „Methoden-Montag“) stellte diese Methode vor, die auf den Prinzipien der systemischen Aufstellungsarbeit basiert, jedoch für den Einsatz in Teams und zum Thema Termin-Management vereinfacht wurde.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Endlich weg mit der Terminflut
„Wir haben zu viele Termine“ ist ein Thema, das viele Teams kennen. Wie wir als Moderatoren in Retrospektiven diesem Thema begegnen können, erfährst du in der heutigen Folge.
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