Virtuelles Big Room Planning – Kollaboration über Kontinente hinweg
TL;DR: Das Virtuelle Big Room Planning transformiert die traditionelle Großgruppenplanung in den digitalen Raum. Es löst das Problem räumlicher Distanz und internationaler Zusammenarbeit, indem es ein digitales Whiteboard als zentralen „Raum“ nutzt, um Teams effektiv und visuell zu vernetzen und gemeinsame Planungen durchzuführen. Das Ergebnis ist eine synchronisierte Planung über mehrere Zeitzonen hinweg mit zentraler Dokumentation.
Worum geht es?
Die Methode des Big Room Planning ermöglicht es mehreren Teams, gemeinsam ihre Arbeit für die kommenden Monate zu planen, Abhängigkeiten zu identifizieren und die Kollaboration zu koordinieren. Angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit, insbesondere in international verteilten Teams, stellt sich die Frage, wie sich dieser „große Raum“ digital abbilden lässt. Stefan Rohloff präsentiert eine effektive Lösung, die das Gefühl der gemeinsamen Anwesenheit bewahrt und gleichzeitig die Vorteile digitaler Tools nutzt.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Multi-Team-Planung, Quartalsplanung, Abhängigkeitsmanagement, Remote-Kollaboration international verteilter Teams. |
| Zielgruppe / Größe | Mehrere Teams (z.B. 3 Teams), bis zu 50 Personen. |
| Dauer | Über mehrere Tage hinweg (alle drei Monate). |
| Material | Digitales Whiteboard (z.B. Miro, Mural), Videokonferenz-Tools (z.B. MS Teams, Zoom), vorbereitete Call-Links, digitale Post-its, optional: Avatare. |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Ermöglicht kollaborative Planung für global verteilte Teams ohne Reiseaufwand.
- Schafft ein visuelles Gefühl der Zusammengehörigkeit und gemeinsamen Präsenz durch einen virtuellen Grundriss.
- Fördert selbstorganisiertes Wechseln zwischen Haupt- und Breakout-Räumen.
- Zentralisiert die Dokumentation aller Planungsergebnisse und Abhängigkeiten auf einem digitalen Whiteboard.
- Steigert die Effizienz der Planung durch digitale Werkzeuge und die Möglichkeit, Ergebnisse schnell zu überblicken.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Digitales Whiteboard einrichten: Erstelle auf einem digitalen Whiteboard einen „Grundriss“ oder „Haus“ mit einem „Big Room“ und mehreren kleineren „Räumen“ für Breakout-Sessions.
- Calls verlinken: Verlinke den Haupt-Call für alle Teilnehmer direkt im Bereich des „Big Rooms“. Plane und verlinke separate Calls für jede der kleineren Räume.
- Materialien vorbereiten: Bereite auf dem digitalen Whiteboard Flächen und digitale Post-its für die Notizen, Aufgaben und Abhängigkeiten der Teams vor, ähnlich wie Flipcharts im analogen Raum.
- Avatare nutzen (optional): Erlaube den Teilnehmern, kleine Avatare zu wählen und diese im virtuellen Raum zu platzieren, um ihre Anwesenheit und Position zu visualisieren.
- Interaktion ermöglichen: Die Teilnehmer können sich selbstständig zwischen dem Big Room und den kleineren Räumen bewegen, indem sie auf die jeweiligen Call-Links klicken.
- Ergebnisse festhalten: Alle Diskussionen, Entscheidungen und Abhängigkeiten werden direkt auf dem digitalen Whiteboard in den vorgesehenen Bereichen dokumentiert.
- Regelmäßige Pausen einplanen: Bei mehrtägigen Planungen die Sessions in viele kleine Häppchen aufteilen, um Ermüdung vorzubeugen.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Auch wenn das virtuelle Big Room Planning ein hervorragender Ersatz für die physische Variante ist, fehlt die soziale Komponente des persönlichen Austauschs. Es ist wichtig, dies zu berücksichtigen und gegebenenfalls durch andere Formate zu ergänzen. Bei mehrtägigen Events sollte man darauf achten, die Teilnehmer nicht zu überfordern und die Planung in viele kleine, gut strukturierte Häppchen aufzuteilen, um die Konzentration zu erhalten und Ermüdung vorzubeugen. Die Effizienz und Kostenersparnis durch den Wegfall von Reisen überwiegen jedoch oft, was die Methode auch zukünftig relevant macht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist Big Room Planning?
Big Room Planning ist eine Methode, bei der mehrere Teams gleichzeitig und kollaborativ ihre zukünftige Arbeit planen, Abhängigkeiten klären und die Zusammenarbeit über einen bestimmten Zeitraum (z.B. drei Monate) synchronisieren.
Wie funktioniert der virtuelle „Raum“?
Der virtuelle „Raum“ wird auf einem digitalen Whiteboard abgebildet. Er umfasst einen zentralen Bereich (den „Big Room“) und mehrere kleinere „Räume“ für Breakout-Sessions, die jeweils mit einem Link zu einem Videokonferenz-Call versehen sind. Die Teilnehmer können sich durch Klicken auf diese Links „bewegen“.
Welche Tools werden für das Virtuelle Big Room Planning benötigt?
Es werden ein digitales Whiteboard (wie Miro oder Mural) und ein Videokonferenz-Tool (wie MS Teams oder Zoom) benötigt. Optional können auch Tools wie Gather Town für eine noch immersivere Erfahrung genutzt werden, um Avatare und interaktive Umgebungen zu schaffen.
Ist das Virtuelle Big Room Planning ein gleichwertiger Ersatz für persönliche Treffen?
Es ist ein sehr guter und effizienter Ersatz, insbesondere für international verteilte Teams. Obwohl die soziale Komponente persönlicher Treffen teilweise fehlt, überwiegen oft die Vorteile in Bezug auf Kosten, Zeit und Skalierbarkeit. Eine hybride Herangehensweise, bei der man sich gelegentlich persönlich trifft, ist ideal.
Der Kopf hinter dem Impuls
Stefan Rohloff ist Scrum Master und Release Trend Engineer bei Avato Systems. Er betreut aktuell drei Teams, die an einem Produkt über zwei Zeitzonen hinweg arbeiten. Seine Erfahrung in der Organisation und Begleitung internationaler Teams prägte die Entwicklung und Anwendung des virtuellen Big Room Plannings.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Ein großer Raum im Digitalen mit Stefan Roloff
Alle planen gemeinsam – in einem gemeinsamen Raum! Vor allem für für große Teams ist die Planung vor Ort in einem großen Raum ein magischer Moment. Geht das auch im virtuellen Raum? Ja – und unser Gast Stefan Roloff verrät euch heute, wie es gelingt! Unsere allgemeinen Datenschutzrichtlinien finden Sie unter https://art19.com/privacy. Die Datenschutzrichtlinien für Kalifornien sind unter https://art19.com/privacy#do-not-sell-my-info abrufbar.