Must-Should-Want Methode – Aufgaben priorisieren und Transparenz schaffen
TL;DR: Die Must-Should-Want Methode ist ein einfaches Framework zur Klassifizierung von Aufgaben in unerlässliche (Must), entwicklungsfördernde (Should) und motivierende (Want) Tätigkeiten. Sie schafft Transparenz über die eigene Arbeitslast und die individuelle Einschätzung der Aufgaben, um Motivation zu fördern und gezielt auf Entwicklung einzugehen.
Worum geht es?
Entdecke eine innovative Methode zur Aufgabenklassifizierung, die von unserer Kollegin Céline selbst entwickelt wurde. Die Must-Should-Want Methode bietet einen klaren Rahmen, um die täglichen Aufgaben zu strukturieren und ein besseres Verständnis für die eigene Arbeitslast sowie die der Teammitglieder zu gewinnen. Sie hilft dabei, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen notwendigen Pflichten, sinnvollen Entwicklungsschritten und persönlichen Interessen zu finden und so die Motivation im Team nachhaltig zu steigern.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Workshops, Meetings, Retrospektiven, Teambegleitung, persönliche Aufgabenstrukturierung |
| Zielgruppe / Größe | Mitarbeiter, Kollegen, Führungskräfte im 1:1 Gespräch oder mit dem gesamten Team |
| Dauer | 10 Minuten für die initiale Ausfüllphase |
| Material | Miro-Board oder ein vergleichbares digitales Whiteboard-Tool |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Erhöhte Transparenz: Macht sichtbar, welche Aufgaben die einzelnen Teammitglieder beschäftigen und wie diese von ihnen wahrgenommen werden.
- Gezielte Motivation: Hilft dabei, ein gesundes Verhältnis zwischen unterschiedlichen Aufgabenkategorien zu finden und so die Arbeitszufriedenheit zu steigern.
- Fokus auf Entwicklung: Identifiziert gezielt Aufgaben, die zur Weiterentwicklung beitragen und fördert deren Integration in den Arbeitsalltag.
- Grundlage für Reflexion: Bietet eine hervorragende Basis für Diskussionen über Aufgabenverteilung, Prioritäten und individuelle Bedürfnisse im Team oder im Mitarbeitergespräch.
- Förderung der Selbstorganisation: Kann auch individuell genutzt werden, um die eigene Aufgabenliste zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Vorbereitung: Erstelle auf einem Miro-Board (oder einem ähnlichen Tool) drei Spalten und benenne sie mit „Must“, „Should“ und „Want“.
- Aufgaben sammeln und klassifizieren (10 Min.): Jede Person (Mitarbeiter/Kollege) notiert ihre aktuellen Aufgaben auf digitalen Haftnotizen und ordnet diese eigenständig den drei Spalten zu. Während dieser Phase zieht sich die Führungskraft/Moderator diskret zurück (z.B. Video und Mikrofon aus).
- Reflexion & Diskussion: Tauscht euch im Anschluss über die Klassifizierung aus. Diskutiert, warum bestimmte Aufgaben in eine Kategorie fallen, wie die Verteilung aussieht und welche Erkenntnisse daraus gewonnen werden können. Besonders interessant ist der Abgleich der eigenen Einschätzung mit der Erwartungshaltung.
- Mögliche Überschneidungen erörtern: Prüft, ob Aufgaben in mehreren Kategorien liegen können (z.B. „Want“ und „Should“, oder „Should“ und „Must“). Diskutiert die Nuancen und identifiziert potenzielle „Sweet Spots“ (Aufgaben, die Spaß machen und weiterentwickeln).
- Maßnahmen ableiten: Bei einem Ungleichgewicht (z.B. zu viele „Must“-Aufgaben ohne Entwicklungspotenzial) überlegt gemeinsam, wie gegengesteuert werden kann, um Motivation und Entwicklung zu fördern.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Die Methode ist ein hervorragender Ausgangspunkt für tiefgehende Diskussionen und Reflexionen. Ein möglicher Stolperstein könnte die Einordnung von Aufgaben sein, die scheinbar in mehrere Kategorien passen. Hier ist es hilfreich, genau nachzufragen und tiefer in die Beweggründe der Klassifizierung einzutauchen. Eine Aufgabe, die für eine Person ein ‚Must‘ ist, kann für eine andere Person ein ‚Want‘ sein – diese unterschiedlichen Perspektiven offenzulegen, ist ein großer Mehrwert der Methode. Nutze die Diskussion, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und gegebenenfalls Unteraufgaben zu identifizieren, wenn eine Aufgabe zu komplex für eine eindeutige Einordnung erscheint. Insbesondere die Überschneidung von ‚Want‘ und ‚Should‘ kann „honigsüße Dinge“ identifizieren, die sowohl Freude bereiten als auch die persönliche Entwicklung vorantreiben.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was bedeuten die Kategorien Must, Should und Want genau?
Must: Dies sind Aufgaben, die einfach gemacht werden müssen, oft ohne viel Spaß und ohne direkte Weiterentwicklung.Should: Dies sind Aufgaben, die zur persönlichen oder beruflichen Weiterentwicklung beitragen und angestrebt werden sollten.Want: Dies sind Aufgaben, die Spaß machen und man sehr gerne im Alltag erledigt.
Kann eine Aufgabe in mehrere Kategorien fallen?
Ja, Überschneidungen sind möglich und sogar erwünscht. Insbesondere die Kombination von „Want“ und „Should“ ist ein idealer „Sweetspot“. Auch „Should“ und „Must“ können sich überschneiden, wenn eine Pflichtaufgabe temporär wichtig für die Entwicklung ist. „Must“ und „Want“ werden sich jedoch kaum überschneiden, da diese sich oft gegenseitig ausschließen.
Für wen ist die Must-Should-Want Methode am besten geeignet?
Die Methode ist vielseitig einsetzbar: Sie kann von Führungskräften im Einzelgespräch mit Mitarbeitern, von Teams in Workshops oder Retrospektiven und auch von Einzelpersonen zur Selbstorganisation und Priorisierung der eigenen Aufgaben genutzt werden.
Der Kopf hinter dem Impuls
Céline ist eine Kollegin, die kürzlich die Verantwortung für den Affiliate-Bereich übernommen hat und damit auch Führungsverantwortung trägt. Sie hat diese Methode selbst entwickelt, um ihren Führungsalltag zu strukturieren und Transparenz sowie Motivation im Team zu fördern.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Aufgaben clever einteilen mit Selin Özsoy
Wir alle haben eine Menge auf dem Tisch – doch wie können wir Überblick und Struktur in unsere Aufgaben bringen und uns auf das fokussieren, was wirklich wichtig ist? Unsere großartige Kollegin Selin hat da eine Methode entwickelt, die sie uns in dieser Folge vorstellt.
Unsere allgemeinen Datenschutzrichtlinien finden Sie unter https://art19.com/privacy. Die Datenschutzrichtlinien für Kalifornien sind unter https://art19.com/privacy#do-not-sell-my-info abrufbar.