Methode: Die Auftragsmonster Jagd – Klarheit & Transparenz im Team schaffen
TL;DR: Die Methode „Auftragsmonster Jagd“ hilft Teams, diffuse Aufgaben zu identifizieren, zu strukturieren und klare Verantwortlichkeiten zu delegieren, um Orientierungslosigkeit zu überwinden und die Zusammenarbeit zu verbessern. Das Ergebnis sind konkrete, zugeordnete Aufträge mit klaren Ansprechpartnern.
Worum geht es?
Fühlt sich Ihr Team manchmal wie die „Sesamstraße“ an, in die von überall Aufträge und To-Dos „reingeworfen“ werden? Wenn Krümelmonster nicht weiß, was es tun soll, Ernie panisch Pakete sortiert und Bernd grummelig ist, weil die Orientierung fehlt, dann ist es höchste Zeit, auf die „Jagd zum großen Auftragsmonster“ zu gehen. Diese Methode hilft, das Chaos an diffusen Aufgaben zu lichten, die Ursachen und Hintergründe zu verstehen und konkrete Aufträge mit klaren Verantwortlichkeiten zu schaffen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Teams mit vielen diffusen Aufgaben, Orientierungslosigkeit, unklaren Verantwortlichkeiten |
| Zielgruppe / Größe | Teams |
| Dauer | Nicht spezifiziert |
| Material | Nicht spezifiziert (impliziert Moderationsmaterial wie Stifte, Karten, Tafeln) |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Schafft Transparenz über alle anstehenden Aufgaben und To-Dos im Team.
- Klärt die Herkunft der Aufträge und deren tatsächliche Auftraggeber.
- Strukturiert diffuse Aufgaben in sinnvolle Cluster.
- Definiert klare Verantwortlichkeiten für die Ausführung der Aufgaben.
- Reduziert Komplexität und sorgt für eine fokussierte Arbeitsweise.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Spuren sammeln (Alle To-Dos zusammentragen): Jedes Teammitglied schreibt alle Aufgaben und To-Dos, die es gerade bearbeitet oder die im Team anstehen, einzeln auf. Ziel ist es, ein vollständiges Bild der aktuellen Aktivitäten zu erhalten.
- Auftraggeber identifizieren & clustern: Für jedes gesammelte To-Do wird festgehalten, von wem der Auftrag kommt. Anschließend werden Cluster gebildet, z.B. alle To-Dos rund um „Login“ (Entwicklungsteam) oder „Redaktion“ (Content-Team).
- Aufgaben clustern: Die einzelnen To-Dos werden den zuvor gebildeten Clustern zugeordnet. In diesem Schritt löst man sich von der ursprünglichen Personenzuordnung und betrachtet die Aufgaben im Kontext ihrer Thematik.
- Verantwortung delegieren & klären: Innerhalb jedes Clusters wird die Verantwortlichkeit für die Aufgaben hinterfragt und geklärt. Dies kann mit dem „Vier-Haken-Check“ geschehen: Soll ich das machen? Darf ich das machen? Kann ich das machen? Will ich das machen?
- Richtige Personen zuordnen: Prüfen, ob die aktuellen Bearbeiter noch die richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben sind. Ziel ist es, die Komplexität zu reduzieren und Aufgaben sinnvoll zuzuordnen.
- Cluster zu „Aufträgen“ formulieren: Die gebildeten Cluster werden nun zu konkreten „Aufträgen“ zusammengefasst. Dabei wird festgehalten, wer der Auftraggeber ist, wie die Verantwortung delegiert ist und wer die Aufgabe übernimmt.
- Auftragsklärungsgespräche führen: Basierend auf den formulierten Aufträgen können gezielte Klärungsgespräche mit den Auftraggebern geführt werden, um sicherzustellen, dass alle Erwartungen und Anforderungen verstanden wurden.
- „Sesamstraßenmonster“ präsentieren: Jeder definierte Auftrag wird als „Sesamstraßenmonster“ präsentiert. Zum Beispiel: „Das ist das Monster Ernie, und Ernies Auftrag ist folgender, unterstützt wird er von X und Y.“ Dies visualisiert die Ergebnisse und macht die Aufgaben greifbar.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Ein häufiger Stolperstein ist, dass Führungskräfte das Gefühl haben, eingestehen zu müssen, dass „wir ein bisschen aus dem Ruder laufen“. Es ist jedoch gerade die Aufgabe der Führungskräfte, proaktiv zu agieren. Ein wichtiger Tipp ist es, als Führungskraft den Moment zu nutzen, „Halt! Stopp!“ zu sagen, eine bewusste Pause einzulegen und das Team dazu einzuladen, gemeinsam Inne zu halten. Dies signalisiert dem Team, dass die Sorge ernst genommen wird und der Weg zur Strukturierung gemeinsam gegangen wird. Es geht darum, für mehr Transparenz zu sorgen und das Team nicht orientierungslos agieren zu lassen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn die „Sesamstraße“ zugemüllt ist?
Wenn die „Sesamstraße“ im übertragenen Sinne mit zu vielen diffusen Aufträgen „zugemüllt“ ist, führt dies zu Orientierungslosigkeit im Team. Das kann sich äußern, indem beispielsweise das „Krümelmonster“ nicht weiß, was zu tun ist, „Ernie“ panisch versucht, Aufgaben zu organisieren, und „Bernd“ grummelig wird, was die Teamstimmung und Effizienz beeinträchtigt.
Wie hilft die Methode bei der Klärung von Verantwortlichkeiten?
Die Methode nutzt einen „Vier-Haken-Check“ zur Klärung der Verantwortlichkeiten: „Soll ich das machen?“, „Darf ich das machen?“, „Kann ich das machen?“ und „Will ich das machen?“. Dieser Check hilft dem Team, für jedes To-Do explizit zu prüfen, ob die Person die richtige für die Aufgabe ist und die notwendigen Voraussetzungen gegeben sind.
Was ist das Ergebnis der „Auftragsmonster Jagd“?
Am Ende der „Auftragsmonster Jagd“ steht das Team nicht mehr vor vielen diffusen Aufgaben, sondern vor konkreten Aufträgen mit klar definierten Unteraufgaben. Diese Aufträge sind spezifischen „Sesamstraßenfiguren“ (oder realen Personen) zugeordnet, wodurch Transparenz geschaffen, die Komplexität reduziert und eine strukturierte Arbeitsweise ermöglicht wird.
Warum ist die Benennung der Methode als „Auftragsmonster“ sinnvoll?
Die spielerische Benennung der Methode als „Auftragsmonster“ oder der Bezug zur „Sesamstraße“ hilft, das oft komplexe und frustrierende Thema der Aufgabenflut und Orientierungslosigkeit auf eine zugänglichere und weniger bedrohliche Weise zu behandeln. Es schafft eine gemeinsame Metapher im Team, um über das Problem zu sprechen und gemeinsam eine Lösung zu finden.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Auf der Jagd nach dem Auftragsmonster
Was tun wir eigentlich alles im Team? Wer macht was? Warum? Woher kommen die Aufträge? Wenn wir uns diese Fragen nicht regelmäßig stellen, kann es anstrengend werden in der Zusammenarbeit. Deswegen gehen wir diese Woche auf die Jagd nach dem Auftragsmonster!