10+1 Fragen für virtuelle Events & Meetings – Dein Leitfaden für erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit
TL;DR: Diese 10+1 Fragen bieten einen strukturierten Ansatz für die Planung und Durchführung virtueller Events und Meetings. Sie helfen Teams, die Besonderheiten des digitalen Raums zu berücksichtigen und so Missverständnisse und technische Schwierigkeiten zu vermeiden. Das Ergebnis sind effektivere und engagiertere Remote-Zusammenkünfte.
Worum geht es?
Die Welt hat sich verändert, und mit ihr die Art, wie wir zusammenarbeiten. Viele Teams sind ins Homeoffice gewechselt und stellen auf Remote Meetings um. Doch wie gelingt die virtuelle Zusammenarbeit wirklich effektiv? In dieser Episode teilen Florian, Jan und Remote-Expertin Katrin Bischof wertvolle Einblicke und stellen 10+1 entscheidende Fragen vor, die Teams bei der Planung und Durchführung erfolgreicher virtueller Events und Meetings leiten.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Planung und Durchführung von virtuellen Events, Meetings, Workshops, Barcamps, Webinaren und Coaching-Gesprächen |
| Zielgruppe / Größe | Einzelpersonen bis große Gruppen, abhängig vom Event-Format |
| Dauer | Anpassbar (Planungsaufwand nicht explizit genannt) |
| Material | Diverse digitale Tools (z.B. Office 365, Microsoft Teams, Zoom, interaktive Whiteboards, VR-Umgebungen, Headsets) |
| Schwierigkeitsgrad | Mittel (erfordert bewusste Auseinandersetzung und Experimentierfreude) |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Strukturierte Planung virtueller Events, die die Besonderheiten des digitalen Raums berücksichtigen.
- Optimale Auswahl von Tools und Formaten, passend zu Zielsetzung und Teilnehmerkreis.
- Förderung konzentrierterer und effektiverer Remote-Zusammenarbeit.
- Frühzeitiges Erkennen und Vermeiden technischer Hürden und digitaler Ungleichheiten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Zielsetzung des Events klären: Welche Wirkung soll erreicht werden und wie geht es nach dem Event weiter?
- Teilnehmerzahl bestimmen: Wie viele Personen nehmen am Event teil?
- Geräte- und Headset-Nutzung festlegen: Treten alle Teilnehmer mit einem eigenen Gerät oder Headset bei oder sollen Gruppen in Konferenzräumen verbunden werden? (Empfehlung: Immer mit eigenem Gerät/Headset beitreten)
- Formate definieren: Welche Formate sind Teil des Events (z.B. 1-zu-1-Gespräche, Kleingruppe, größere Gruppe, Webinar)?
- Externe Medien planen: Welche externen Medien sollen eingebunden werden (z.B. Bildschirm teilen, Livestream, interaktives Whiteboard)?
- Technische Einschränkungen prüfen: Gibt es technische Einschränkungen bei den Teilnehmern oder der eigenen Infrastruktur?
- Tool-Erfahrungen der Teilnehmer ermitteln: Welche Tools kennen die Teilnehmer bereits? (Möglichst Bekanntes nutzen oder Zeit für Einarbeitung einplanen)
- Digitale Kompetenz der Teilnehmer bewerten (Digital Literacy): Wie erfahren sind die Teilnehmer im digitalen Raum? (Bei geringer Erfahrung: mehr Führung und Anleitung einplanen)
- Verfügbare Zeit berücksichtigen: Wie viel Screen Time kann den Teilnehmern zugemutet werden? (Sinnvolle Dauer, Pausen, Bewegung einplanen)
- Sicherung der Arbeitsergebnisse festlegen: Wie und wo sollen die Ergebnisse des Meetings gesichert werden?
- Erfahrene Moderatoren (Facilitators) identifizieren: Wer hat Erfahrung in der Moderation virtueller Events? (Je größer das Event, desto wichtiger ist diese spezielle Fähigkeit.)
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Stolpersteine: Die 1:1-Übertragung von Offline-Formaten in den digitalen Raum ist nicht zielführend. Ein reiner Fokus auf Tools ohne Berücksichtigung der Rahmenbedingungen führt zu Frustration. Schlechte Tonqualität, insbesondere bei Gruppen in einem Raum, erschwert die Moderation. Interaktive Whiteboards können ohne spezielle Eingabegeräte (z.B. Stift-Pad) schwierig zu bedienen sein. Die Notwendigkeit von Moderationserfahrung für virtuelle Events wird oft unterschätzt.
Tipps: Denkt „Digital anders denken“ – nutzt die Vorteile des digitalen Raums, z.B. asynchrone Kommunikation. Schafft Lern- und Experimentierräume, um spielerisch den Umgang mit neuen Tools und Formaten zu üben. Ermutigt jeden Teilnehmer, wenn möglich, mit einem eigenen Gerät und Headset beizutreten, um die Audioqualität zu verbessern und die Konzentration zu erhöhen. Plant genügend Zeit für die Einführung in Tools und bei technischen Schwierigkeiten ein, besonders wenn Teilnehmer wenig Digital Literacy mitbringen. Zieht erfahrene Facilitators hinzu oder schult Teammitglieder in der Moderation virtueller Events.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Warum kann ich Offline-Events nicht einfach virtuell durchführen?
Weil der digitale Raum andere Rahmenbedingungen hat und diese positiv genutzt werden sollten. Eine 1:1-Übertragung führt selten zum Erfolg, da sie die spezifischen Vorteile des digitalen Raums ignoriert und seine Herausforderungen nicht adäquat berücksichtigt.
Ist die Wahl des Tools das Wichtigste bei virtuellen Meetings?
Nein, das Tool ist nur ein Werkzeug. Viel wichtiger sind die vorgelagerten Gedanken zur Zielsetzung, Teilnehmerzahl, Formaten und technischen Gegebenheiten. Die Tool-Auswahl sollte sich aus diesen Überlegungen ergeben.
Sollten alle Teilnehmer mit einem eigenen Gerät beitreten, auch wenn sie im selben Raum sind?
Ja, in den meisten Fällen führt dies zu konzentrierteren Meetings und besserer Tonqualität, da die Moderation vereinfacht wird und jeder besser gehört wird. Gruppen in einem Raum können die Audioqualität negativ beeinflussen und die Interaktion erschweren.
Wie gehe ich mit Teilnehmern um, die wenig Erfahrung mit digitalen Tools haben?
Plane ausreichend Zeit für das Kennenlernen der Tools ein, führe und leite sie aktiv an und schaffe idealerweise Lern- und Experimentierräume, in denen sie sich spielerisch ausprobieren können, ohne den Druck einer straffen Agenda.
Der Kopf hinter dem Impuls
Katrin Bischof ist eine erfahrene Expertin für verteilte Teams und Digitalisierung. Seit über 15 Jahren begleitet sie Teams bei der Zusammenarbeit über Standorte hinweg und nutzt dabei stets die aktuellste Technologie – von Fax und Telefon bis zu cloudbasierten Systemen wie Office 365. Sie hat umfangreiche Erfahrungen in der Konzeption virtueller Events gesammelt, unter anderem durch die Mitorganisation des Teams Barcamps. Ihr Fokus liegt darauf, herauszufinden, was mit heutiger Technologie möglich ist, um verteilte Teams effektiv zusammenarbeiten zu lassen.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Verteilte Teams Special #2 mit Kathrin Bischoff: Fragen für Remote Meetings
Wegen des Coronavirus arbeiten (fast) alle aus dem Homeoffice. Aus diesem aktuellem Anlass stellen viele Teams um auf Remote Meetings – doch sollte jeder Termin nun automatisch zur Videokonferenz werden? Wir haben mit Remote-Expertin Kathrin Bischoff über diese Frage und neun weitere gesprochen. Kathrin hat hierzu auch einen vielbeachteten Artikel auf LinkedIn veröffentlicht, den ihr hierzu auch lesen solltet: https://www.linkedin.com/pulse/10-fragen-f%C3%BCr-die-planung-virtueller-events-kathrin-bischoff/
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