Ausmist Workshop – Effizient zu mehr Fokus und Kapazitäten
TL;DR: Der Ausmist Workshop hilft Teams, veraltete Aufgaben, Rollen und Projekte zu identifizieren und zu eliminieren, um wertvolle Kapazitäten für wichtigere, strategische Arbeit freizusetzen. Er adressiert das Kernproblem der Überlastung, indem explizit entschieden wird, was *nicht* mehr getan werden soll, was zu einem Abbau von Stress und einer gestärkten Teamfähigkeit für neue Herausforderungen führt.
Worum geht es?
In einer Arbeitswelt, die oft von “New Work” und “Agilität” geprägt ist, fühlen sich Teams schnell überladen. Ständig kommen neue Aufgaben, Methoden und Anforderungen hinzu, während die Kapazitäten begrenzt bleiben. Der von Maike Küper entwickelte „Ausmist Workshop“ bietet eine pragmatische Lösung für dieses Dilemma. Er stellt die provokante, aber befreiende Frage: Was können wir weglassen? Anstatt immer nur Neues zu starten oder Bestehendes weiterzuentwickeln, fokussiert sich dieser Workshop darauf, bewusst Dinge zu beenden, zu reduzieren oder zu delegieren, um Raum für Wesentliches zu schaffen und die Überlastung effektiv zu bekämpfen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Retrospektiven, Teamentwicklung, Frühjahrsputz-Aktionen, Jahresstart oder -ende |
| Zielgruppe / Größe | Teams |
| Dauer | Nicht spezifiziert |
| Material | Nicht spezifiziert |
| Schwierigkeitsgrad | Nicht spezifiziert (erfordert Mut zur Entscheidung) |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Freisetzung von Kapazitäten: Teams können Ballast abwerfen und dadurch Zeit und Energie für Aufgaben gewinnen, die wirklich wichtig sind und strategischen Wert haben.
- Fokus auf Wesentliches: Durch das aktive Weglassen unwichtiger oder überflüssiger Tätigkeiten kann der „Feuerlöschmodus“ verlassen und der Blick auf langfristige Ziele und persönliche Weiterentwicklung gerichtet werden.
- Reduzierung von Überlastung: Die bewusste Entscheidung, Dinge nicht mehr zu tun, befreit Teams von dem Gefühl, alles schaffen zu müssen, und reduziert so Stress und Burnout-Risiko.
- Stärkung der Entscheidungskompetenz: Das Team lernt, mutig „Nein“ zu sagen und Prioritäten zu setzen, anstatt nur reaktiv auf Anforderungen zu reagieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Sammeln von Aufgaben und Altlasten: Das Team sammelt alle anstehenden Aufgaben, Rollen und Projekte. Dabei wird auch erfasst, wie viel Zeit diese Tätigkeiten pro Woche in Anspruch nehmen.
- Identifikation von Entlastungspotenzialen: Gemeinsam wird analysiert, welche dieser Tätigkeiten weggelassen oder delegiert werden könnten. Die Eisenhower-Matrix kann hier als Orientierung dienen, um Aufgaben mit geringem Impact, aber hohem Zeitaufwand zu erkennen.
- Radikales Ausmisten oder Experimentieren: Das Team entscheidet, ob bestimmte Aufgaben radikal eingestellt werden können (falls die Autonomie dafür besteht) oder ob sie als Experiment formuliert werden.
- Experimente durchführen („Safe enough to try“): Für Experimente wird ein sicherer Zeitraum (z.B. zwei Wochen, ein Monat) festgelegt, in dem eine Aufgabe oder ein Reporting bewusst nicht durchgeführt wird. Beispiele hierfür sind das Nicht-Befüllen eines Tools oder das Aussetzen eines Reportings.
- Evaluierung der Experimente: Nach Ablauf des Experimentierzeitraums wird gemeinsam geprüft, welche Auswirkungen das Weglassen hatte. Basierend auf den Erfahrungen wird entschieden, ob die Änderung beibehalten oder rückgängig gemacht wird.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Der größte Stolperstein ist oft der fehlende Mut, tatsächlich Dinge wegzulassen und das „Nein“ auszusprechen. Teams sind daran gewöhnt, Überlastung zu akzeptieren. Um diesen Widerstand zu überwinden, ist es essenziell, das Gefühl der Überforderung offen anzusprechen und zu validieren. Als Moderator kann man den Mut fördern, indem man Experimente anbietet, die „safe enough to try“ sind. Die Möglichkeit, eine Entscheidung jederzeit wieder rückgängig zu machen, nimmt viel Druck und Angst und erleichtert es dem Team, den ersten Schritt zu wagen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Warum ist der „Ausmist Workshop“ so wichtig?
Teams sind oft überlastet und können neue Initiativen kaum aufnehmen. Dieser Workshop hilft, explizit Kapazitäten zu schaffen, indem Altlasten identifiziert und eliminiert werden, anstatt sich nur auf Neues zu konzentrieren.
Wie überwindet man den Widerstand im Team, Dinge wegzulassen?
Oft hilft es, Entscheidungen als Experimente zu formulieren („safe enough to try“). Die Möglichkeit, eine Veränderung nach einer Testphase wieder rückgängig zu machen, nimmt die Angst vor radikalen Schritten und fördert den Mut zum Ausprobieren.
Was fällt meistens hinten runter, wenn nicht aktiv ausgemistet wird?
Meistens sind es langfristige, strategische Themen, Investitionen in die persönliche Weiterentwicklung oder die Teamentwicklung. Teams verfallen in einen „Feuerlöschmodus“, in dem dringende, aber nicht immer wichtige Aufgaben priorisiert werden.
Welche Rolle spielt die Eisenhower-Matrix dabei?
Die Eisenhower-Matrix kann als Referenz dienen, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu klassifizieren. Sie hilft dabei, Tätigkeiten zu identifizieren, die wenig Impact haben, aber viel Zeit kosten, und somit Kandidaten fürs Weglassen oder Delegieren sind.
Der Kopf hinter dem Impuls
Maike Küper ist eine erfahrene Organisationsentwicklerin und Agile Coach. Sie begleitet Teams und Organisationen sowohl angestellt als auch selbstständig auf ihrem Weg im Bereich New Work und Agilität. Ihr Ansatz ist bewusst methodenundogmatisch, was sie zu einer gefragten Expertin macht, die offene Türen bei der Suche nach pragmatischen Lösungen einrennt.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Richtig ausmisten mit Maike Küper
Neue Ideen haben wir immer gerne in unseren Teams – dies könnten wir mal ausprobieren, oder das mal starten. Manche Teams entwickeln auch gerne bestehende Prozesse oder Ideen weiter. Doch entschieden Dinge hinter sich lassen, absagen und nicht mehr machen? Das tun wohl die wenigsten. Wie es gelingen kann und mit welchem Workshop wir einen Startpunkt setzen können, erzählt uns Maike in der neuesten Episode!