Aufgaben ausmisten – Mit zwei einfachen Methoden weniger machen und mehr schaffen
TL;DR: Florian stellt zwei Methoden vor, mit denen du deine Aufgaben gezielt reduzierst: eine Vier-Felder-Matrix nach Aufwand und Relevanz und die ABCD-Liste, die Aufgaben nach deinen Stärken sortiert. So wird sichtbar, was bleiben darf, was optimiert werden sollte und was über Bord kann – allein oder gemeinsam im Team.
Worum geht es?
Bei den meisten Methoden rund um Produktivität geht es darum, noch mehr zu schaffen. Florian dreht die Frage um: Wie werfen wir über Bord, was uns Energie raubt und gar nicht so weit hilft? Inspiriert hat ihn das Buch „Weniger machen, mehr schaffen“ von Marina Schakarian. Gleich am Anfang des Buchs hat er zwei konkrete Methoden gefunden, die sich sehr einfach umsetzen lassen.
Beide beginnen gleich: Du schreibst alle Aufgaben auf, die du im Arbeitsalltag erledigst. Ein Blick in den Kalender der letzten Wochen hilft dabei. Danach unterscheiden sich die beiden Methoden im Blickwinkel. Die Matrix fragt nach Aufwand und Nutzen, die ABCD-Liste nach deinen natürlichen Stärken. Du kannst sie einzeln oder kombiniert einsetzen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Persönliche Aufgabenplanung, Aufgaben reduzieren, Aufgaben im Team stärkenbasiert verteilen |
| Zielgruppe / Größe | Einzelpersonen; die ABCD-Liste eignet sich besonders für Teams |
| Dauer | Nicht spezifiziert |
| Material | Post-its, ein digitales Board oder Zettel und Stift |
| Schwierigkeitsgrad | Niedrig |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Weniger statt mehr: Der Fokus liegt darauf, Aufgaben loszuwerden, statt noch mehr in den Tag zu pressen.
- Klarer Blick auf Zeitfresser: Aufgaben mit hohem Aufwand und geringem Nutzen fallen sofort auf.
- Arbeiten in den Stärken: Die ABCD-Liste zeigt, welche Aufgaben dir liegen und welche jemand anderes besser erledigen kann.
- Aufgaben fair tauschen: Im Team wird die D-Aufgabe der einen Person oft zur A- oder B-Aufgabe einer anderen.
Die zwei Methoden aus der Folge
Methode 1: Vier-Felder-Matrix nach Aufwand und Relevanz
Auf der waagerechten Achse steht der Aufwand von niedrig bis hoch, auf der senkrechten der strategische Nutzen bzw. die Relevanz von niedrig bis hoch. Daraus ergeben sich vier Felder:
- Niedriger Aufwand, hohe Relevanz: die besten Aufgaben – mehr davon, nicht streichen.
- Hoher Aufwand, hohe Relevanz: genauer hinschauen und optimieren. Wie lassen sich die Prozesse überarbeiten, damit der Aufwand sinkt?
- Niedriger Aufwand, niedrige Relevanz: prüfen, ob die Aufgabe überflüssig oder notwendig ist. Auch solche „Schwarzbrot-Aufgaben“ können nötig sein.
- Hoher Aufwand, niedrige Relevanz: das „magische vierte Feld“ – diese Aufgaben gehören sofort hinterfragt und über Bord geworfen.
Methode 2: Die ABCD-Liste
Hier geht es nicht um Aufwand und Nutzen, sondern um die Frage, was in deinen natürlichen Stärken liegt. Du legst vier Spalten an:
- A-Aufgaben: Darin bist du richtig gut, besser als andere, die Top-Ansprechperson.
- B-Aufgaben: Darin bist du ganz gut und solide.
- C-Aufgaben: Darin bist du eher durchschnittlich.
- D-Aufgaben: Darin bist du schlechter als andere, sie liegen dir nicht.
Die C- und D-Aufgaben sind dein Reduktionspotenzial.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Aufgaben sammeln: Schreib alles auf, was du im Arbeitsalltag erledigst. Schau dafür in deinen Kalender der letzten Wochen.
- Blickwinkel wählen: Entscheide dich für die Matrix, die ABCD-Liste oder beide. Die Methoden bauen nicht aufeinander auf.
- Matrix: einsortieren – Klebe oder schiebe jede Aufgabe in eines der vier Felder nach Aufwand und Relevanz.
- Matrix: auswerten – Mehr vom Leichten mit hohem Nutzen, Aufwendiges mit hohem Nutzen optimieren, Unwichtiges prüfen und das vierte Feld sofort hinterfragen.
- ABCD-Liste: einsortieren – Verteile deine Aufgaben auf die Spalten A bis D.
- ABCD-Liste: reduzieren – Überlege bei den C- und D-Aufgaben, wie du sie von deinem Schreibtisch bekommst.
- Im Team abgleichen: Legt eure Listen nebeneinander, tauscht Aufgaben und verteilt sie so um, dass alle möglichst in ihren Stärken arbeiten. Schaut auch, was allen nicht liegt.
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Nicht alles mit niedriger Relevanz kann wegfallen. Florian erinnert daran, dass auch Schwarzbrot-Aufgaben notwendig sein können. Die Frage lautet deshalb nicht nur „Streichen?“, sondern auch „Überflüssig oder notwendig?“.
Die ABCD-Liste entfaltet ihre Wirkung besonders im Team. Wenn jede Person ihre Liste offenlegt, wird schnell sichtbar, dass die D-Aufgabe des einen für jemand anderen eine B- oder A-Aufgabe ist. Daraus entsteht ein Gespräch über Umverteilung, bei dem alle gewinnen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich beide Methoden nacheinander anwenden?
Nein. Die beiden Methoden bauen nicht aufeinander auf. Du kannst die eine oder die andere nutzen oder beide gemeinsam.
Was mache ich mit Aufgaben, die wenig bringen, aber notwendig sind?
Prüfe sie genau. Auch wenn die Relevanz niedrig ist, kann eine Aufgabe notwendig sein. Über Bord gehören vor allem die Aufgaben mit hohem Aufwand und niedrigem Nutzen.
Welche Aufgaben sollte ich nach der ABCD-Liste reduzieren?
Die C- und D-Aufgaben, also die, in denen du nicht die Top-Ansprechperson bist und die andere besser können.
Woher stammen die Methoden?
Florian hat sie im Buch „Weniger machen, mehr schaffen“ von Marina Schakarian gefunden und für die Folge mitgebracht.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Zwei Methoden zum Aufgaben-Ausmisten
Welche Aufgaben bringen wirklich etwas – und welche kosten vor allem Zeit und Energie? In dieser Folge stellt Florian zwei einfache Methoden vor, mit denen du Aufgaben nach Aufwand und Relevanz sowie nach deinen persönlichen Stärken sortierst. So wird sichtbar, was bleiben darf, was optimiert werden sollte und was endlich über Bord kann.