Quadranten-Methode für Meeting-Notizen – Nie wieder den Überblick verlieren
TL;DR: Die Quadranten-Methode ist eine einfache Technik, um Notizen während Meetings, Workshops oder Retrospektiven strukturiert festzuhalten. Sie löst das Problem unübersichtlicher Mitschriften, indem sie alle wichtigen Informationen wie Erkenntnisse, Fragen und To-dos übersichtlich auf einem Blatt organisiert und sofort zugänglich macht.
Worum geht es?
Kennst du das? Im Meeting machst du dir entweder gar keine Notizen, schreibst jedes Wort mit oder versuchst selektiv die wichtigsten Punkte zu erfassen. Oft führt dies dazu, dass du im entscheidenden Moment die benötigten Informationen nicht griffbereit hast. Die hier vorgestellte Quadranten-Methode bietet eine simple und doch geniale Lösung, um deine Meeting-Notizen sinnvoll zu strukturieren – für Moderierende und Teilnehmende gleichermaßen.
Die Methode auf einen Blick (Methoden-Steckbrief)
| Kriterium | Details |
|---|---|
| Einsatzgebiet | Meetings, Workshops, Retrospektiven |
| Zielgruppe / Größe | Einzelpersonen (Teilnehmende und Moderierende), Teams |
| Dauer | Nicht spezifiziert (wird während des Meetings angewendet) |
| Material | Blatt Papier, Stift |
| Schwierigkeitsgrad | Sehr simpel |
Der konkrete Mehrwert für das Team
- Strukturierte Notizen erleichtern das Wiederfinden von wichtigen Erkenntnissen und Fakten nach dem Meeting.
- Alle aufkommenden Fragen werden zentral gesammelt, was die Nachverfolgung und Beantwortung erleichtert.
- Eine klare Trennung zwischen eigenen To-dos und Aufgaben für andere fördert die Verantwortlichkeit und vermeidet Missverständnisse.
- Die Methode ermöglicht einen schnellen Überblick über den Meeting-Inhalt und die daraus resultierenden Aufgaben, ohne lange Listen durchsuchen zu müssen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Vorbereitung des Notizzettels: Nimm ein leeres Blatt Papier und teile es mit einem senkrechten und einem waagerechten Strich in vier gleich große Quadranten.
- Definition der Quadranten-Funktionen: Weise jedem Feld eine spezifische Funktion für deine Notizen zu:
- Oben links: Allgemeine Notizen: Hier werden wichtige Erkenntnisse, erarbeitete Punkte, Fakten oder Beobachtungen festgehalten. Dies ist das Klassikerfeld für Meeting-Notizen.
- Oben rechts: Fragen: Notiere hier alle Fragen, die während des Meetings aufkommen – sowohl solche, die im Meeting gemeinsam beantwortet werden sollen, als auch jene, die im Nachhinein zu klären sind.
- Unten links: Eigene To-dos: Dieses Feld ist für deine persönlichen Aufgaben, Hausaufgaben oder Action-Items, die du aus dem Meeting mitnimmst.
- Unten rechts: To-dos für andere: Hier werden Aufgaben vermerkt, die von anderen Teammitgliedern oder der Gruppe übernommen wurden, um den Überblick über die Verantwortlichkeiten zu behalten.
- Notizen machen: Während des Meetings trägst du alle relevanten Informationen direkt in den entsprechenden Quadranten ein.
- Anpassung (optional): Überlege, ob du die Größe der Quadranten an deine Bedürfnisse anpassen möchtest (z.B. mehr Raum für Erkenntnisse und Fragen, wenn dort mehr Inhalt erwartet wird).
Stolpersteine & Tipps für die Moderation
Die Quadranten-Methode ist flexibel anpassbar. So könntest du beispielsweise die beiden To-do-Felder zusammenlegen, um Platz für einen weiteren Quadranten zu schaffen, etwa für „Beobachtungen“ zu Personen im Termin, wie es im Podcast angedacht wird. Wichtig ist, die Struktur beizubehalten, damit du immer weißt, wo du welche Art von Information wiederfindest.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wofür sind die vier Quadranten gedacht?
Die Quadranten dienen der Strukturierung von Notizen: oben links für allgemeine Erkenntnisse/Wichtiges, oben rechts für Fragen, unten links für eigene To-dos und unten rechts für To-dos anderer.
Kann ich die Quadranten-Methode an meine Bedürfnisse anpassen?
Ja, die Methode ist bewusst flexibel. Du kannst die Aufteilung der Felder oder ihre Funktionen modifizieren, um beispielsweise spezifische Beobachtungen oder andere Notiztypen zu integrieren, solange eine klare Struktur erhalten bleibt.
Ist diese Methode nur für Moderationskräfte gedacht?
Nein, die Quadranten-Methode ist explizit für alle Teilnehmenden an Meetings, Workshops und Retrospektiven konzipiert, um individuelle und teamweite Notizen effektiver zu gestalten.
Tiefer eintauchen: Die komplette Folge
Die Quadrantenmethode für bessere Meeting-Notizen
Wie machst du dir Notizen in Meetings? Gar nicht? Selektiv? Oder versuchst du jedes Wort mitzuschreiben? Heute stellen wir dir eine Methode für strukturiertere Meeting-Mitschriften vor.